Zmiany w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków 2021–2027

Co powinien wiedzieć przedsiębiorca realizujący projekty unijne?

W dniu 14 marca 2025 r. Minister Funduszy i Polityki Regionalnej opublikował nową wersję Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Choć dokument zacznie obowiązywać dopiero po ogłoszeniu w Monitorze Polskim, już teraz warto zapoznać się z najważniejszymi zmianami. Szczególnie istotne są modyfikacje w zakresie zasady konkurencyjności, które wpłyną na sposób prowadzenia postępowań zakupowych w ramach realizacji projektów współfinansowanych z funduszy unijnych. Jakie pojawiły się zmiany w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków 2021–2027.

Nowy próg dla zasady konkurencyjności – 80 000 zł netto

Najważniejsza zmiana to podniesienie progu, od którego należy stosować zasadę konkurencyjności – z 50 000 zł netto do 80 000 zł netto (sekcja 3.2.2 Wytycznych). Dla przedsiębiorców oznacza to większą elastyczność i uproszczenie procedur w przypadku mniejszych zakupów. Dopiero po przekroczeniu nowego limitu konieczne będzie przeprowadzanie postępowania konkurencyjnego – publikacja zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności. Warto jednak pamiętać, że niezależnie od wartości zamówienia, beneficjent nadal zobowiązany jest do przeprowadzenia postępowania w sposób zapewniający uczciwą konkurencję, równe traktowanie wykonawców oraz przejrzystość i proporcjonalność – zgodnie z procedurą opisaną w Podrozdziale 3.2.

Doprecyzowanie zasad zapobiegania konfliktowi interesów

Sekcja 3.2 nie wprowadza rewolucyjnych zmian, ale doprecyzowuje istniejące wcześniej przepisy w zakresie zapobiegania konfliktowi interesów. Zmiany te należy traktować jako uszczegółowienie obowiązków, które były już wskazane w wersji z 2022 r., jednak teraz mają nieco bardziej rygorystyczny charakter. W starszej wersji Wytycznych (2022 r.) dopuszczano wyłączenia z zakazu udzielania zamówień podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo w trzech przypadkach (lit. i–k sekcji 3.2.1 pkt 2). W nowej wersji (2025 r.) pozostawiono jedynie wyjątek wskazany w lit. i dotyczący przypadków określonych w art. 214 ust. 1 pkt 11–14 Pzp w stosunku do podmiotów wskazanych w tym przepisie – co oznacza bardziej restrykcyjne podejście do kwestii konfliktu interesów. Niezmienne pozostają:

• obowiązek składania oświadczeń o braku powiązań z wykonawcami,
• katalog sytuacji uznawanych za konflikt interesów,
• konieczność wyłączenia z postępowania osób, których bezstronność mogłaby być zagrożona.

Limity 10% i 15% – doprecyzowanie w kontekście nieruchomości

W Nowych Wytycznych (Podrozdział 3.4) doprecyzowano zapisy dotyczące kwalifikowania wydatków związanych z nabyciem nieruchomości. Modyfikacje te nie wprowadzają całkowicie nowych zasad, lecz wyraźniej oddzielają zakup nieruchomości od nabycia innych tytułów prawnych. Doprecyzowano, że limity 10% i 15% odnoszą się wyłącznie do zakupu nieruchomości (własności), a nie do nabycia innych tytułów prawnych, takich jak m.in. dzierżawa, najem czy użyczenie. Oznacza to bardziej przejrzyste rozróżnienie pomiędzy kosztami objętymi limitem a tymi, które mogą być ponoszone bez ograniczeń procentowych, o ile spełniają inne warunki kwalifikowalności. Dla przedsiębiorców to większa elastyczność w planowaniu sposobu korzystania z nieruchomości w projekcie.

Analiza VAT nie tylko dla beneficjenta

Podrozdział 3.5 Wytycznych został uzupełniony o uszczegółowienie zasad kwalifikowalności podatku VAT, wynikające z wyroku Sądu UE z dnia 22 czerwca 2022 r. (sprawa T-357/19). Dotychczas ocena możliwości odzyskania VAT odnosiła się wyłącznie do beneficjenta projektu. Nowe Wytyczne wskazują, że należy ją przeprowadzać również w odniesieniu do innych podmiotów ponoszących wydatki, takich jak partnerzy, grantobiorcy, uczestnicy czy ostateczni odbiorcy. W praktyce zmiana ta nie wpływa na same zasady podatkowe, każdy podmiot nadal ocenia możliwość odliczenia VAT zgodnie ze swoją sytuacją prawną. Nowością jest natomiast to, że na potrzeby projektowe kwalifikowalność VAT należy analizować indywidualnie dla każdego podmiotu ponoszącego wydatki w projekcie. To doprecyzowanie wymusza większą staranność przy dokumentowaniu, które koszty VAT rzeczywiście nie podlegają odliczeniu, i przez kogo.

Jakie działania warto podjąć już teraz?

Zmiany w Wytycznych będą miały bezpośredni wpływ na sposób realizacji projektów unijnych. Aby uniknąć błędów i potencjalnych korekt finansowych (zwrotu dotacji), już teraz warto:

• zaktualizować wewnętrzne procedury zakupowe, uwzględniając nowy próg dla zasady konkurencyjności oraz doprecyzowane wymogi dotyczące konfliktu interesów,
• przeanalizować strukturę projektu pod kątem odpowiedzialności za VAT, szczególnie w projektach realizowanych z partnerami,
• a w projektach będących w trakcie realizacji – ponownie przeanalizować wszystkie planowane zamówienia pod kątem konieczności stosowania zasady konkurencyjności biorąc pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości): tożsamość przedmiotowa, tożsamość czasowa oraz tożsamość podmiotowa.

W AXELON wspieramy przedsiębiorców w skutecznym wdrażaniu i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE. Na bieżąco śledzimy zmiany w przepisach i pomagamy naszym klientom wdrażać je w praktyce.

Jeśli potrzebujesz pomocy w interpretacji nowych Wytycznych lub w aktualizacji procedur – skontaktuj się z nami.

Analizę sporządziła: Agnieszka Białecka