Audyt i kontrola projektu – przygotuj się z nami i przejdź przez proces bez stresu
Kontrola projektu to moment, który może zadecydować o sukcesie lub problemach całego przedsięwzięcia. Nawet przy prawidłowej realizacji merytorycznej, błędy w dokumentacji, niezgodności proceduralne lub niepełne dane mogą skutkować korektami finansowymi, koniecznością zwrotu dotacji lub wydłużeniem procesu rozliczania. W Axelon pomagamy beneficjentom przygotować się do kontroli lub audytu, uporządkować dokumentację, a w razie potrzeby – opracować odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
Co to jest kontrola projektu?
Kontrola lub audyt to formalne działanie prowadzone przez instytucję zarządzającą (IZ), instytucję pośredniczącą (IP) lub inne organy (np. NIK, UOKiK, KE, ETO), mające na celu:
- sprawdzenie zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie,
- ocenę kwalifikowalności wydatków,
- weryfikację przestrzegania zasad zamówień i konkurencyjności,
- analizę dokumentacji księgowej i rzeczowej.
Kontrola może być zapowiedziana lub niezapowiedziana, zdalna (dokumentacyjna) lub terenowa (w siedzibie beneficjenta).
Jakie są typowe obszary ryzyka?
Nawet doświadczeni beneficjenci mogą popełnić błędy – szczególnie w zakresie:
- braku wymaganych dokumentów (protokołów, opisów, umów, dowodów zapłaty),
- błędów w procedurach zakupowych (np. niewłaściwa konkurencyjność, brak szacowania wartości),
- niedostatecznego opisu wydatków i faktur,
- błędnych danych we wnioskach o płatność lub systemie CST2021,
- niejasnego powiązania wydatków z realizacją celów projektu.
W takich przypadkach ryzyko korekty finansowej jest realne – i często zależy od jakości współpracy z zespołem kontrolującym.
Jak Axelon wspiera beneficjenta?
1. Audyt wewnętrzny przed kontrolą
- przeglądamy dokumentację projektu pod kątem zgodności z umową i wytycznymi,
- sporządzamy listę braków, nieprawidłowości i zaleceń,
- porządkujemy lub pomagamy uzupełnić dokumentację (również w formie zdalnej).
2. Symulacja kontroli
- przeprowadzamy symulację procedury kontrolnej, na podstawie listy kontrolnej danej instytucji,
- wskazujemy pytania i ryzyka, na które warto się przygotować.
3. Wsparcie w trakcie kontroli i audytu
- uczestniczymy (online lub osobiście) w dniach kontrolnych,
- odpowiadamy na pytania kontrolerów i pomagamy w udostępnieniu dokumentów,
- sporządzamy notatki, śledzimy uwagi i rekomendacje.
4. Odpowiedzi na zalecenia pokontrolne
- przygotowujemy oficjalne odpowiedzi na protokół lub wystąpienie pokontrolne,
- pomagamy zredagować wnioski, wyjaśnienia, korekty,
- doradzamy w zakresie możliwych odwołań i środków zaradczych, jeśli kontrola wskazała nieprawidłowości.
Dla kogo jest ta usługa?
Nasze wsparcie kierujemy do:
- beneficjentów na końcowym etapie projektu, którzy spodziewają się kontroli,
- firm i instytucji, które nie były wcześniej kontrolowane i nie czują się pewnie,
- projektów o złożonej strukturze dokumentacyjnej, dużej liczbie wykonawców lub długim czasie realizacji,
- klientów, którzy otrzymali zalecenia pokontrolne i muszą przygotować odpowiedzi lub wyjaśnienia.
Co zyskujesz dzięki współpracy z Axelon?
- spokój i pewność, że Twoja dokumentacja jest kompletna i zgodna,
- niższe ryzyko korekt finansowych i decyzji negatywnych,
- czas – nie musisz samodzielnie analizować kilkudziesięciu stron wytycznych,
- wsparcie w sytuacjach kryzysowych, np. w razie niespodziewanej kontroli lub zaleceń, które trudno zinterpretować.
Współpraca z kontrolującymi – z nami to łatwiejsze
Instytucje zarządzające nie są wrogami beneficjenta – ale wymagają profesjonalnego podejścia, rzetelnych odpowiedzi i dobrej komunikacji. W Axelon rozumiemy styl pracy IZ, IP, NCBR, PARP, CUPT czy UMW – wiemy, jakie dokumenty lubią widzieć, a jakie budzą wątpliwości. Dzięki temu możesz uniknąć nieporozumień i zbędnych ryzyk.
Sprawdź dokumentację, zanim zrobi to ktoś inny
Nie czekaj do dnia kontroli, by sprawdzić, czy wszystko się zgadza. Axelon przygotuje Cię wcześniej, ułoży dokumentację i będzie Twoim partnerem na każdym etapie procedury. Dobrze przygotowana kontrola to spokojna kontrola.