Koordynacja projektu – kompleksowe zarządzanie Twoim przedsięwzięciem dotacyjnym
Realizacja projektu współfinansowanego ze środków UE lub innych źródeł publicznych to ogromna odpowiedzialność. Aby osiągnąć zaplanowane cele, zgodnie z harmonogramem, budżetem i wytycznymi, niezbędne jest skuteczne zarządzanie wszystkimi elementami projektu – od komunikacji z instytucją zarządzającą po współpracę z zespołem, dostawcami i księgowością. W Axelon oferujemy pełną, kompleksową koordynację projektów, która uwalnia beneficjenta od bieżących obowiązków operacyjnych i minimalizuje ryzyko błędów.
Na czym polega pełna koordynacja projektu?
Koordynacja to nie tylko „zarządzanie” – to operacyjne prowadzenie projektu w imieniu klienta, zgodnie z umową o dofinansowanie, harmonogramem i regulacjami programu. Zakres naszych usług obejmuje m.in.:
- prowadzenie kalendarza projektowego i kontrola terminów,
- organizacja pracy zespołu projektowego (wewnętrznego lub mieszanego),
- dokumentacja postępów rzeczowych i finansowych,
- przeprowadzanie postępowań ofertowych i polityki zakupowej w projekcie
- obsługa systemów CST2021 / F&T
- raportowanie zgodnie z wymaganiami IZ, IP, NCBR, PARP, CUPT lub innych instytucji,
- współpraca z księgowością i zespołem finansowym klienta,
- bieżące kontakty z opiekunem projektu lub kierownikiem merytorycznym ze strony instytucji.
Co dokładnie robimy?
W ramach pełnej koordynacji Axelon może przejąć lub wspierać beneficjenta w następujących działaniach:
1. Składanie wniosków o płatność (WOP)
- przygotowujemy i składamy WOP zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płatności,
- kompletujemy załączniki finansowe i rzeczowe (faktury, protokoły, dowody zapłaty, PK etc.),
- aktualizujemy CST2021 i uzgadniamy statusy.
2. Obsługa aneksów i zmian w projekcie
- identyfikujemy potrzebę aneksu (zmiana harmonogramu, budżetu, zakresu rzeczowego),
- przygotowujemy wniosek o aneks oraz załączniki,
- prowadzimy komunikację z instytucją zarządzającą i uzyskujemy zgodę.
3. Zarządzanie dokumentacją projektową
- tworzymy wzory dokumentów wewnętrznych (uchwały, protokoły, notatki, oświadczenia),
- archiwizujemy dokumentację zgodnie z zasadą audytowalności (zarówno cyfrowo, jak i fizycznie),
- prowadzimy rejestry dokumentów, zmian, kontaktów i działań.
4. Koordynacja zespołu i zadań
- organizujemy pracę zespołu projektowego (kick-off, statusy, zebrania, protokoły),
- nadzorujemy wykonanie poszczególnych zadań, kamieni milowych i rezultatów,
- informujemy beneficjenta o ryzykach, zaległościach i potrzebnych decyzjach.
Dlaczego warto powierzyć nam koordynację?
Koordynacja projektu dotacyjnego to zadanie wymagające nie tylko znajomości tematyki merytorycznej, ale przede wszystkim procedur, przepisów i wymogów formalnych. Powierzenie tych zadań zespołowi Axelona oznacza:
- oszczędność czasu i zasobów – nie musisz tworzyć zespołu projektowego od zera,
- mniejsze ryzyko błędów formalnych – znamy wytyczne i reagujemy na zmiany,
- wyższą efektywność wdrażania – pomagamy w szybszym osiąganiu rezultatów i terminowym rozliczeniu.
Pracujemy na styku zarządzania, finansów i prawa
Projekty dotacyjne to nie tylko działania techniczne czy inwestycyjne.
- systemy sprawozdawczości,
- zasady kwalifikowalności wydatków,
- kontrole i audyty,
- zgodność z przepisami podatkowymi, księgowymi i prawnymi.
Nasz zespół łączy wiedzę projektową z kompetencjami finansowymi, prawnymi i organizacyjnymi – co daje Ci pełną gwarancję bezpieczeństwa.
Dla kogo jest usługa koordynacji?
Usługę dedykujemy m.in.
- firmom MŚP i dużym przedsiębiorstwom, które realizują swój pierwszy projekt i nie mają zespołu wewnętrznego,
- jednostkom naukowym i konsorcjom, które potrzebują zewnętrznego koordynatora,
- instytucjom, które muszą zapewnić zgodność z procedurami UE, ale nie mają zasobów do bieżącej obsługi.
Przykładowe zadania, które realizujemy w ramach koordynacji
- organizacja spotkania kick-off i podział ról,
- prowadzenie dokumentacji zamówień i rozeznań rynku,
- przygotowanie i aktualizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego,
- obsługa aneksów i zmian personalnych,
- przygotowanie odpowiedzi do instytucji i na pisma pokontrolne,
- współpraca z zewnętrzną księgowością i biegłym rewidentem.
Koordynuj swój projekt z profesjonalnym zespołem
Z Axelon nie musisz się martwić o terminy, systemy ani zmieniające się wytyczne. Zajmiemy się Twoim projektem kompleksowo – tak, jakby był naszym własnym. Od pierwszego wniosku o płatność po ostatni podpis pod protokołem końcowym.