Pogotowie projektowe – interwencyjne wsparcie w sytuacjach kryzysowych
Realizacja projektu z dofinansowaniem publicznym nie zawsze przebiega zgodnie z planem. Pojawiają się niejasności, spory z instytucją, nieprzewidziane zmiany lub błędy, które trzeba naprawić. W takich sytuacjach potrzebne jest szybkie, kompetentne i ukierunkowane wsparcie – dokładnie to, co oferuje Pogotowie projektowe Axelona. Działamy sprawnie, rzeczowo i skutecznie, aby wyprowadzić Twój projekt z kryzysu i ochronić dofinansowanie.
Na czym polega pogotowie projektowe?
To usługa interwencyjna, polegająca na szybkim wejściu w istniejący projekt, rozpoznaniu problemu i zaproponowaniu możliwych rozwiązań. Działamy jako eksperci doraźni lub pełnomocnicy w kontaktach z instytucją, oferując zarówno analizę sytuacji, jak i przygotowanie pism, korekt, odpowiedzi.
Zakres działania obejmuje m.in.:
- wsparcie w sytuacjach spornych z instytucją zarządzającą lub pośredniczącą (IZ/IP),
- odpowiedzi na pisma systemowe (wezwania do uzupełnień, korekty, wątpliwości merytoryczne),
- pomoc w wyjaśnianiu błędów w dokumentacji, budżecie lub systemie CST2021,
- naprawę błędów w procedurach ofertowych, rozliczeniach, harmonogramach.
Typowe sytuacje, w których działamy
1. Wniosek o płatność został odrzucony lub wymaga korekty
- analizujemy uwagi instytucji,
- poprawiamy dokumentację (np. PK, faktury, opisy),
- przygotowujemy uzupełnienie i komunikację zwrotną.
2. Kontrola wykazała nieprawidłowości
- analizujemy protokół kontroli i zalecenia,
- przygotowujemy odpowiedzi, działania naprawcze lub odwołania.
3. Pojawił się problem z procedurą wyboru wykonawcy
- sprawdzamy dokumentację przetargową (zapytanie, protokół, publikację),
- doradzamy, czy i jak można postępowanie powtórzyć lub obronić.
4. Beneficjent nie wie, jak reagować na pismo IZ/IP
- tłumaczymy, czego dokładnie dotyczy pismo (często pisane urzędniczym językiem),
- przygotowujemy odpowiedź lub wskazujemy możliwe warianty działań.
5. Zachodzi potrzeba zmiany w projekcie, ale nie wiadomo, jak to zgłosić
- doradzamy, czy i jak przygotować aneks,
- przygotowujemy uzasadnienie, korekty harmonogramu, budżetu, zakresu rzeczowego.
Jak działamy?
Nasze pogotowie działa w trybie ekspresowym, ale metodycznie:
- Kontakt i wstępna analiza – opisz problem, pokaż pismo lub dokumentację.
- Ocena sytuacji i ryzyk – mówimy szczerze, co można naprawić, a czego nie.
- Propozycja rozwiązania – przedstawiamy konkretne kroki: co, kiedy, jak.
- Wdrożenie – przygotowujemy pisma, uzupełnienia, notatki, poprawki.
- Wsparcie w kontakcie z instytucją – możemy prowadzić korespondencję lub przygotować Cię do rozmów.
Dla kogo jest ta usługa?
- Dla firm i instytucji realizujących projekty z funduszy UE lub KPO, które napotkały nieoczekiwany problem.
- Dla tych, którzy nie współpracowali z nami wcześniej, ale potrzebują szybkiego wsparcia na konkretny temat.
- Dla zespołów projektowych, które potrzebują drugiej opinii lub „trzeźwego spojrzenia z zewnątrz”.
- Dla klientów wewnętrznych działów finansowych lub kancelarii, które nie zajmują się na co dzień dotacjami.
Nasze doświadczenie – Twój bufor bezpieczeństwa
Prowadziliśmy dziesiątki interwencji w projektach z takich programów jak:
FENG, FEnIKS, KPO, Fundusz Sprawiedliwej Transformacji,
Horizon Europe, LIFE, Interreg – w kontaktach z KE i zagranicznymi partnerami,
projekty dot. OZE, B+R, GOZ, transformacji cyfrowej i infrastruktury.
Wiemy, co piszą instytucje. Wiemy też, jak im odpowiadać, by uniknąć korekt i zamknąć temat możliwie najszybciej.
Nie panikuj – zareaguj z Axelon
Nie każdy problem w projekcie oznacza katastrofę – ale każdy wymaga szybkiej i fachowej reakcji. Dzięki Pogotowiu projektowemu Axelona zyskujesz czas, wsparcie i większe szanse na bezproblemowe zakończenie interwencji.