Wybór wykonawcy lub dostawcy – bezpieczne postępowanie, zgodne z zasadą konkurencyjności
W projektach współfinansowanych ze środków publicznych każdy zakup musi być nie tylko uzasadniony i kwalifikowalny, ale także przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi procedurami wyboru wykonawców. Błąd na tym etapie może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, korektą finansową lub zwrotem części dotacji. Dlatego Axelon oferuje kompleksową obsługę postępowań ofertowych – zgodnych z zasadą konkurencyjności i regulaminami odpowiednich instytucji.
Kiedy wymagane jest przeprowadzenie postępowania?
Zasada konkurencyjności obowiązuje w przypadku, gdy beneficjent:
- nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, a
- planuje zakup towarów, usług lub robót budowlanych od podmiotów zewnętrznych,
- a ich wartość przekracza progi określone w wytycznych programowych.
Zasada ta dotyczy większości projektów realizowanych w ramach FENG, FEnIKS, programów regionalnych a także funduszy z KPO czy Funduszu Sprawiedliwej Transformacji.
Jak wygląda wsparcie Axelona w postępowaniach?
Oferujemy pełne wsparcie na każdym etapie procesu, zarówno dla postępowań prowadzonych przez Bazę Konkurencyjności, jak i dla procedur alternatywnych (np. wewnętrzne zapytania ofertowe, tryb rozeznania rynku).
1. Szacujemy wartość zamówienia
- przygotowujemy i wysyłamy zapytania do potencjalnych dostawców,
- opracowujemy notatkę z rozeznania rynku z uzasadnieniem przyjętej wartości,
- kontrolujemy progi kwotowe i ewentualne kumulacje zamówień.
2. Tworzymy pełną dokumentację postępowania
- przygotowujemy zapytanie ofertowe zgodne z zasadą konkurencyjności, z wymaganymi elementami (kryteria oceny, termin, warunki udziału),
- publikujemy ogłoszenie w Bazie Konkurencyjności (i/lub innych miejscach wskazanych w programie),
- czuwamy nad poprawnością terminów, pytań i odpowiedzi.
3. Prowadzimy proces wyboru oferty
- tworzymy protokoły wyboru wykonawcy (wzór + uzupełnienie),
- analizujemy otrzymane oferty pod kątem formalnym i zgodności z zapytaniem,
- przygotowujemy wezwania do uzupełnienia brakujących dokumentów,
- pomagamy przy unieważnieniach i ponowieniach postępowań.
Co otrzymujesz jako klient?
- kompletną, gotową do audytu dokumentację postępowania,
- zgodność z wytycznymi programu i umową o dofinansowanie,
- spokój w razie kontroli – nasze dokumenty są zgodne z zaleceniami IZ i IP,
- minimalizację ryzyka korekty finansowej lub utraty refundacji.
Dodatkowe warianty wsparcia
- Możemy przygotować dokumenty i przekazać je klientowi do samodzielnej publikacji.
- Możemy też w całości przeprowadzić postępowanie, publikując je z pełnomocnictwa lub w imieniu klienta.
- Obsługujemy zarówno pojedyncze postępowania, jak i cykle zakupowe w dłuższych projektach (np. 6–12 postępowań na przestrzeni kilku miesięcy).
Dla kogo jest ta usługa?
Usługa jest skierowana do:
- MŚP i dużych firm realizujących inwestycje z dotacji UE (np. zakup maszyn, oprogramowania, usług doradczych),
- klastrów, fundacji, NGO obsługujących dotacje z FENG, KPO, LIFE, Interreg i innych.
Dlaczego warto zlecić to Axelonowi?
- Znamy wytyczne, które zmieniają się z każdą edycją programową.
- Śledzimy interpretacje IZ i IP oraz praktyki kontrolne.
- Reagujemy szybko – w sytuacjach wymagających ponownego postępowania, wezwania czy korekty.
- Uczestniczymy w kontrolach i przygotowujemy dokumenty zgodnie z realnymi wymaganiami audytorów.
Postępowanie ofertowe? Zróbmy to dobrze już za pierwszym razem
Jeśli realizujesz projekt z dotacją – postępowanie ofertowe to moment, w którym nie ma miejsca na błąd. Axelon to Twój partner w przeprowadzeniu procedury, która zapewni wybór najlepszej oferty i zgodność z przepisami. Niezależnie od liczby postępowań – możesz na nas liczyć.