Rozliczanie dotacji – sprawnie, terminowo, zgodnie z zasadami
Rozliczenie projektu to kluczowy etap w cyklu życia każdego przedsięwzięcia finansowanego ze środków publicznych. Nawet najlepiej zaplanowany i zrealizowany projekt nie zostanie pozytywnie oceniony przez instytucję zarządzającą, jeśli nie zostanie prawidłowo rozliczony. W Axelon wspieramy Beneficjentów w przygotowaniu i składaniu wniosków o płatność oraz dokumentacji finansowej – zarówno w ramach jednorazowego wsparcia, jak i w długofalowej współpracy.
Na czym polega rozliczanie dotacji?
Rozliczanie dotacji oznacza przygotowanie kompletnej, zgodnej z wytycznymi dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków kwalifikowalnych oraz ich zgodność z umową o dofinansowanie. Dotyczy to głównie:
- wniosków o płatność (zaliczkowych, pośrednich, końcowych),
- dokumentów księgowych (faktur, rachunków, poleceń księgowania),
- dowodów zapłaty, wyciągów bankowych, potwierdzeń przelewów,
- dokumentacji towarzyszącej – np. protokołów odbioru, oświadczeń, zestawień godzin pracy.
W przeciwieństwie do koordynacji projektu, rozliczanie nie obejmuje zarządzania całym przedsięwzięciem – jest punktem kontaktu między zespołem księgowym, dokumentacją źródłową a systemem dotacyjnym.
Jaka jest rola Axelona w rozliczeniach?
Nasza rola w rozliczeniu koncentruje się na wsparciu operacyjnym i technicznym, nie zaś na podejmowaniu decyzji projektowych. To beneficjent ponosi odpowiedzialność za realizację projektu, ale Axelon zapewnia, że:
- dokumenty są kompletne i prawidłowe,
- wniosek o płatność jest zgodny z harmonogramem i budżetem,
- dane wprowadzane do systemu np. CST2021 są zgodne z wymaganiami instytucji.
Możemy pracować na podstawie przekazanej dokumentacji lub wspierać proces zbierania i opisywania dokumentów (np. poprzez checklisty lub szablony opisu faktur).
Rodzaje rozliczeń – jednorazowe i wieloetapowe
Projekty z rozliczeniem jednorazowym
W przypadku mniejszych projektów (np. bonach na innowacje, wsparciu eksportu), często wystarczy jeden wniosek końcowy, składany po zakończeniu realizacji. W takim przypadku rozliczenie obejmuje:
- zebranie i weryfikację dokumentów potwierdzających wydatki,
- przygotowanie zestawienia kosztów i raportu końcowego,
- złożenie wniosku w systemie dotacyjnym.
Projekty z rozliczeniem wieloetapowym
Większe przedsięwzięcia (np. w programach FENG, FEnIKS) są rozliczane transzami. Wymaga to:
- cyklicznego składania wniosków o płatność pośrednią lub zaliczkową,
- prowadzenia ciągłej dokumentacji wydatków,
- monitorowania harmonogramu płatności i postępu rzeczowego.
Zakres usług Axelona w rozliczeniach dotacyjnych
Nasze usługi rozliczeniowe obejmują m.in.
- przygotowanie i weryfikację dokumentów księgowych do WOP,
- uzupełnianie i składanie wniosków w systemach CST2021,
- pomoc w opisie faktur, zestawieniach czasu pracy, PK,
- konsultacje z księgowością beneficjenta w zakresie kwalifikowalności,
- wsparcie w kontaktach z opiekunem projektu w przypadku uwag lub korekt,
- przygotowanie końcowych zestawień i raportów finansowych.
Czego nie obejmuje rozliczanie?
Rozliczanie to obsługa techniczna dokumentów, nie pełne prowadzenie projektu. Nasze działania nie zastępują:
- prowadzenia bieżącego harmonogramu i monitoringu realizacji zadań (koordynacja),
- podejmowania decyzji zarządczych (np. zmian partnerów, terminów, zakresu rzeczowego),
- kontaktów strategicznych z IZ/IP w sprawach merytorycznych.
W przypadku potrzeby pełnej opieki projektowej – oferujemy osobną usługę: Koordynacja projektu.
Kiedy warto powierzyć rozliczenie Axelonowi?
- Gdy chcesz mieć pewność, że Twój projekt będzie rozliczony poprawnie i terminowo,
- Gdy Twój zespół księgowy nie ma doświadczenia w projektach unijnych,
- Gdy masz ograniczone zasoby wewnętrzne, ale chcesz uniknąć błędów i zwrotów środków,
- Gdy potrzebujesz tylko jednorazowego wsparcia dla konkretnego wniosku.
Rozlicz z nami – zrób to dobrze za pierwszym razem
Poprawne rozliczenie dotacji to nie tylko formalność – to warunek otrzymania środków i uniknięcia korekt finansowych. Axelon to partner, który zna systemy, wytyczne i oczekiwania instytucji. Działamy sprawnie, uważnie i zawsze w interesie beneficjenta.