Realizacja projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej wiąże się nie tylko z obowiązkami merytorycznymi i finansowymi, lecz także z koniecznością prowadzenia odpowiedniej komunikacji. Działania informacyjne i promocyjne stanowią obowiązkowy element każdego projektu i mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia przejrzystości wydatkowania środków publicznych, budowania zaufania społecznego oraz podkreślania roli Unii Europejskiej w rozwoju gospodarczym i społecznym kraju. Obowiązki te są szczegółowo opisane w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich 2021 – 2027 w zakresie informacji i promocji”, a ich przestrzeganie podlega kontroli na każdym etapie realizacji projektu: od podpisania umowy o dofinansowanie aż po zakończenie okresu trwałości.
Poniżej najważniejsze zasady oraz praktyczne wskazówki dla beneficjentów, które pozwolą prawidłowo zaplanować i zrealizować działania promocyjne, uniknąć błędów oraz zminimalizować ryzyko korekty finansowej.
Kto jest zobowiązany do działań promocyjnych?
Do realizacji obowiązków informacyjnych i promocyjnych zobowiązani są wszyscy beneficjenci korzystający z Funduszy Europejskich niezależnie od programu, rodzaju projektu czy wysokości dofinansowania. Dotyczy to m.in.:
- przedsiębiorstw (MŚP i dużych firm),
- jednostek samorządu terytorialnego,
- organizacji pozarządowych,
- uczelni i jednostek badawczych,
- klastrów, instytucji otoczenia biznesu,
- podmiotów realizujących projekty pozadotacyjne (np. pożyczki, instrumenty zwrotne).
Obowiązki te wynikają bezpośrednio z przepisów unijnych, w szczególności Rozporządzenia 2021/1060, oraz z zapisów umowy o dofinansowanie, która precyzuje zakres i sposób realizacji działań informacyjno-promocyjnych.
Od kiedy należy prowadzić działania promocyjne?
Obowiązki informacyjno-promocyjne należy wypełniać od momentu podpisania umowy o dofinansowanie (lub wydania decyzji o przyznaniu wsparcia) aż do:
- końca realizacji projektu oraz
- końca okresu trwałości określonego w umowie o dofinansowanie.
Oznacza to, że beneficjent powinien rozpocząć działania komunikacyjne niezwłocznie po uzyskaniu wsparcia. W praktyce kluczowe jest, aby pierwsze obowiązkowe pojawiły się najpóźniej w ciągu miesiąca od podpisania umowy.
Jakie są obowiązki promocyjne? Gdzie trzeba publikować informacje?
Oznaczanie działań, dokumentów i innych elementów projektu
Beneficjent ma obowiązek stosować prawidłowe zestawienie znaków, obejmujące:
- znak Funduszy Europejskich (lub właściwego programu),
- barwy Rzeczypospolitej Polskiej,
- flagę Unii Europejskiej,
- a w przypadku programów regionalnych – herb województwa lub jego oficjalne logo promocyjne.
W jednym zestawieniu (w jednej linii) nie może znajdować się więcej niż cztery znaki. Ograniczenie to nie dotyczy tablic informacyjnych, plakatów oraz naklejek ponieważ ich wzory muszą być używane dokładnie zgodnie z wytycznymi i nie podlegają modyfikacjom.
Ważne: w zestawieniu nie wolno umieszczać znaków wykonawców, dostawców ani innych podmiotów biorących udział w projekcie, którzy nie są beneficjentami. Takie praktyki uznawane są za naruszenie zasad promocji. Oznaczenia muszą znaleźć się m.in.:
- w miejscu realizacji projektu (np. wejście do budynku, teren inwestycji),
- na stronach internetowych, materiałach drukowanych i elektronicznych, newsletterach, prezentacjach, ogłoszeniach, broszurach,
- dokumentacji przetargowej, analizach, raportach, wzorów umów,
- materiałach dla uczestników (zaświadczenia, programy wydarzeń, zaproszenia),
- sprzęcie, urządzeniach i aparaturze powstałych lub zakupionych w projekcie poprzez trwałe naklejki,
- w mediach społecznościowych – obowiązkowo z #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.
Oznaczanie miejsca realizacji projektu
W zależności od wartości projektu beneficjent jest zobowiązany do zamieszczenia:
- tablicy informacyjnej – w przypadku projektów o wartości powyżej:
- 500 tys. euro (EFRR i Fundusz Spójności),
- 100 tys. euro (EFS+, FST i inne fundusze),
- plakatu informacyjnego w formacie A3 (poziom) lub wyświetlacza elektronicznego – we wszystkich pozostałych projektach.
Tablica lub plakat muszą być umieszczone w widocznym, publicznie dostępnym miejscu, np.:
- przy wejściu do firmy,
- w recepcji lub holu,
- na ogrodzeniu terenu inwestycji,
- przy wejściu do hali lub budynku objętego projektem.
Oficjalne wzory tablic i plakatów są dostępne na Portalu Funduszy Europejskich (www.funduszeeuropejskie.gov.pl) oraz na stronach poszczególnych programów.
Informacje na stronie internetowej i w mediach społecznościowych
Jeżeli beneficjent posiada stronę internetową, musi zamieścić na niej opis projektu, a jeżeli prowadzi media społecznościowe również i tam. W przypadku braku profilu społecznościowego należy go założyć. Opis projektu musi zawierać m.in.:
- tytuł lub skróconą nazwę,
- informację o dofinansowaniu z UE (zestaw znaków),
- cele i zadania,
- grupy docelowe,
- efekty/rezultaty projektu,
- wartość całkowitą projektu,
- wysokość wkładu Funduszy Europejskich.
W mediach społecznościowych należy obowiązkowo dodać hasztag #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie
Działania informacyjno-promocyjne dla projektów strategicznych oraz dużych
Projekty strategiczne (powyżej 10 mln euro),
Jeżeli projekt ma znaczenie strategiczne lub jego całkowity koszt przekracza 10 mln euro, należy zorganizować wydarzenie lub działanie informacyjno-promocyjne (np. konferencję prasową, wydarzenie promujące projekt, udział w targach branżowych) w ważnym momencie realizacji projektu, np. na otwarcie projektu, zakończenie projektu lub jego ważnego etapu.
Duże projekty (powyżej 5 mln euro).
Jeżeli całkowity koszt projektu przekracza 5 mln euro (z wyłączeniem beneficjentów, którzy realizują wyłącznie projekty pomocy technicznej), wymagane jest:
- informowanie instytucji finansującej o ważnych etapach realizacji projektu,
- zgłaszanie planowanych wydarzeń informacyjnych i promocyjnych..
Dokumentowanie działań promocyjnych
Beneficjent ma obowiązek gromadzić potwierdzenia realizacji działań promocyjnych, w tym:
- zdjęcia tablic, plakatów i oznaczonych urządzeń,
- zrzuty ekranu ze strony internetowej oraz mediów społecznościowych,
- materiały z wydarzeń (np. programy, listy obecności, fotografie),
- kopie materiałów elektronicznych (ulotki, prezentacje, newslettery).
Dokumentacja ta podlega weryfikacji (kontroli) na etapie oceny wniosków o płatność, kontroli na zakończenie projektu oraz w okresie trwałości projektu.
Co jeśli nie wywiążemy się z działań promocyjnych?
Niewypełnienie obowiązków informacyjnych i promocyjnych może prowadzić do konsekwencji finansowych, nawet jeśli projekt został w pełni zrealizowany pod względem merytorycznym. Instytucje udzielające dofinansowania traktują działania komunikacyjne jako integralną część projektu, dlatego ich brak jest uznawany za nieprawidłowość.
Potencjalne konsekwencje niewypełnienia obowiązków:
- Wezwanie do działań zaradczych – instytucja w pierwszej kolejności zobowiąże beneficjenta do naprawy naruszenia (np. uzupełnienia brakujących oznaczeń)
- Pomniejszenie dofinansowania – jeżeli beneficjent nie podejmie wskazanych działań lub wykona je nieprawidłowo, instytucja może zastosować korektę finansową
- Wysokość korekty – pomniejszenie kwoty dofinansowania może wynieść do 3% wartości dofinansowania projektu
- Podstawy prawne i umowne – szczegóły znajdują się w załączniku do umowy o dofinansowanie oraz w wytycznych dotyczących informacji i promocji.
W praktyce oznacza to, że nawet projekt w pełni zrealizowany, odebrany i rozliczony pod kątem merytorycznym może otrzymać korektę finansową wyłącznie z powodu błędów w zakresie komunikacji.
Dobre praktyki: jak skutecznie realizować obowiązki promocyjne?
Aby zminimalizować ryzyko nieprawidłowości oraz wezwań ze strony instytucji, warto wdrożyć kilka kluczowych zasad organizacyjnych i komunikacyjnych:
- Publikowanie informacji niezwłocznie po podpisaniu umowy;
- Traktowanie obowiązków promocyjnych jak integralną część projektu, a nie dodatek;
- Dbanie o spójność wizualną;
- Dokumentowanie wszystkich działań od początku.
Podsumowanie
Obowiązki informacyjne i promocyjne to istotny element każdego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. To właśnie one pozwalają pokazać, że środki publiczne są wykorzystywane w sposób transparentny, odpowiedzialny i przynoszący realne korzyści społeczno-gospodarcze. Prawidłowa realizacja tych działań:
- buduje zaufanie odbiorców i partnerów,
- chroni beneficjenta przed ryzykiem korekt finansowych,
- wzmacnia profesjonalny wizerunek organizacji,
- uwidacznia pozytywne efekty, jakie projekty unijne wnoszą do otoczenia.
Dobrze zaplanowana i konsekwentnie prowadzona komunikacja sprawia, że projekt jest nie tylko poprawnie rozliczony, lecz także właściwie doceniony – zarówno przez instytucje finansujące, jak i przez społeczność, dla której został zrealizowany.
Zapraszamy do skorzystania z naszych usług w ramach oferty: Koordynacja projektu oraz Rozliczanie dotacji
Analizę sporządziła: Agnieszka Białecka
